Jedes Archiv hat eine klar definierte Zust?ndigkeit, d.h. ihm sind verschiedene schriftgutproduzierende Stellen zugewiesen, die das von ihnen produzierte Schriftgut, das sie für die Erledigung ihrer laufenden Dienstgesch?fte nicht mehr ben?tigen, dem Archiv anbieten müssen. Dieses entscheidet dann darüber, ob diese sog. archivreifen Unterlagen (Schrift-, Bild- und Tongut) auch archivwürdig sind und übernimmt dann die Unterlagen, denen nach Ansicht der zust?ndigen Archivarinnen und Archivare die Archivwürdigkeit zukommt.

Das Universit?tsarchiv ist zust?ndig für die Unterlagen von bleibendem Wert, die bei der akademischen Selbstverwaltung und der Universit?tsverwaltung wie bei allen Institutionen im Zentralbereich und in den Fakult?ten der Universit?t bzw. solchen wissenschaftlichen Einrichtungen, die der Universit?t angegliedert sind, entstanden sind.

Im Statut des Universit?tsarchivs sowie der Aussonderungsordnung ist festgelegt, dass die genannten Einrichtungen und Stellen ihr archivreifes Schriftgut dem Universit?tsarchiv anbieten müssen. Dieses prüft die angebotenen Unterlagen und w?hlt dann jene Unterlagen aus, die es als archivwürdig einstuft. Diese Bewertung z?hlt zu den wichtigsten und zugleich schwierigsten Aufgaben von Archivarinnen und Archivaren, da aus Platzgründen nur ein Bruchteil des Schriftguts dauerhaft aufbewahrt werden kann. Zugleich sollen die Archivarinnen und Archivare eine m?glichst offene ?berlieferungssituation schaffen, ohne dass sie jedoch wissen, welche Fragestellungen in einigen Jahren oder Jahrzehnten von der Forschung an die archivierten Unterlagen gestellt werden. Einen Ausweg aus diesem Dilemma weist ein Verfahren, bei dem versucht wird, vor allem jene Unterlagen für die Archivierung auszuw?hlen, die am besten dazu geeignet sind, die Erledigung der für die Universit?t Augsburg charakteristischen Aufgaben zu dokumentieren. Entsprechend sind z. B. Akten der Hochschulleitung über die Planung eines neuen Studiengangs natürlich eher archivwürdig als die Essenspl?ne der Mensa.

Der quasi organische Zuwachs durch Abgaben der verschiedenen Dienststellen der Universit?t sorgt jedoch nur für einen Teil der Best?nde. Nahezu jedes Archiv verfügt daneben über mehr oder weniger umfangreiches sog. Sammlungsgut. Wie der Name schon sagt, werden diese Unterlagen aktiv gesammelt. Hintergrund dieser Sammlung ist der Umstand, da? die von den Verwaltungsstellen angebotenen Unterlagen allein nicht immer ausreichen, um ein m?glichst realistisches Bild des Geschehens in der Universit?t und in ihrem engeren Umfeld zu schaffen. Entsprechend sammeln Archivarinnen und Archivare zielgerichtet jene Unterlagen, die sie für geeignet halten, die Vorg?nge und Ereignisse zu dokumentieren, deren Kenntnis auch für sp?tere Generationen von Bedeutung sein k?nnte. Dazu z?hlen Nachl?sse von bedeutenden Mitgliedern des wissenschaftlichen wie des wissenschaftsstützenden Personals, die an der Universit?t Augsburg gewirkt und diese wesentlich mitgepr?gt haben, ebenso wie Plakate und Flugbl?tter, Fotos, Presseausschnitte u.v.m.

Die vom Universit?tsarchiv übernommenen und gesammelten Unterlagen werden nach dem Provenienzprinzip, d.h. unter Wahrung der Entstehungszusammenh?nge zu Best?nden formiert und mit Hilfe eines sog. Archivinformationssystems verzeichnet. Das Ergebnis der Verzeichnung ist eine immer weiter anwachsende Datenbank, die nach bestimmten Suchbegriffen abgefragt werden kann, und ein ausgedrucktes Findbuch für jeden Bestand. Beide Findmittel dienen insbesondere dazu, den Archivbenützerinnen und -benützern einen raschen und exakten Zugriff auf die für ihre Fragestellung relevanten Archivalien zu erm?glichen.